Desarrollo de una estrategia de comunicación eficaz: datos

Si se le escapa la elaboración de una estrategia de comunicación interna exitosa, no está solo.

¿Por qué tantas organizaciones luchan por crear y mantener una estrategia de comunicación interna eficaz?

En algunos casos, es simplemente una falta de prioridad. Es posible que el liderazgo no vea el papel fundamental que pueden desempeñar las comunicaciones estratégicas para alinear equipos, aumentar la productividad y lograr el éxito organizacional.

En otros casos, es posible que el liderazgo simplemente no tenga el tiempo, los recursos o la experiencia para construir una estrategia de comunicación efectiva. Por lo tanto, recurren a declaraciones de misión vagas o adoptan planes rígidos que no se adaptan a las necesidades en constante evolución de la organización.

Ambas situaciones son desafortunadas pero evitables cuando las organizaciones:

Aquí se explica cómo hacer exactamente eso.

Estableciendo las bases

Necesita una base antes de poder implementar una estrategia de comunicación eficaz. Para construirlo, debes:

Establecer propiedad y responsabilidad

Los mensajes organizacionales son más efectivos cuando provienen de dos o tres fuentes consistentes. En definitiva, saber quién es el responsable de enviar qué y a quién.

Este enfoque garantiza la coherencia en la comunicación, genera confianza entre los destinatarios y elimina la confusión.

ConcretarIndicadores clave de rendimiento (KPI)

Identifique los KPI correctos para medir el rendimiento de sus mensajes, yendo más allá de lo habitual, como las tasas de apertura. En su lugar, utilice métricas de participación como:

Estas métricas brindarán una comprensión más matizada de la efectividad de su estrategia.

Conozca a su audiencia

Considere segmentar su audiencia en grupos más pequeños, lo que le permitirá enviar mensajes personalizados que resuenen con cada grupo.

Dirigirse a divisiones, departamentos o zonas horarias específicas garantiza que la información correcta llegue a las personas adecuadas, lo que aumenta el compromiso y la comprensión.

SeleccionarCanales de comunicación)

Antes de elegir el canal adecuado para sus segmentos, necesita saber qué canales utilizan y prefieren los empleados.

Para averiguarlo, realice encuestas. Haga preguntas sobre el uso que hacen los empleados, qué canales les parecen más eficaces y si tienen alguna sugerencia de mejora. Si su organización ya cuenta con herramientas de comunicación, analice los datos de uso para identificar qué canales son los más utilizados.

CrearAlineación con las iniciativas de la empresa

Asegúrese de que sus mensajes se alineen con los objetivos y prioridades generales de su empresa y esté preparado para adaptarse si esos objetivos cambian.

Además, tenga cuidado con la planificación excesiva. Si bien los planes de mensajería detallados pueden resultar útiles, también pueden quedar obsoletos si las prioridades de la empresa cambian inesperadamente. La flexibilidad garantiza que sus mensajes sigan siendo relevantes y alineados con las necesidades cambiantes de la organización.

Establecer puntos de referencia

Un error que vemos que cometen las organizaciones es simplemente compararse consigo mismas.

Si bien un aumento del cinco por ciento en su tasa de apertura es digno de elogio, es posible que no brinde una imagen precisa si el estándar de la industria es el doble de esa cantidad.

Para obtener una comprensión integral de su situación, es esencial considerar puntos de referencia externos que reflejen los estándares y las mejores prácticas de la industria.

Si desea ver cómo se compara con la competencia, descargue nuestro informe comparativo gratuito de 2023. El informe ofrece inteligencia de correo electrónico de más de tres mil millones de correos electrónicos internos a casi 14 millones de empleados en todo el mundo.

Enviar mensajes a principios de semana

¿Cuándo es el mejor momento para enviar mensajes? Nuestra investigación muestra dos cosas:

¿Por qué? Nuestra sospecha es que los lunes la gente se está poniendo al día después del fin de semana y es posible que aún no estén del todo acostumbrados. Para el martes, es más probable que los empleados estén tranquilos y receptivos a la lectura.

Enviar mensajes más temprano en el día

También recomendamos enviar mensajes más temprano en el día, preferiblemente antes del horario laboral.

Al entregar sus correos electrónicos alrededor de las 6 o 7 a. m., estarán en las bandejas de entrada de sus destinatarios cuando comiencen el día. Y si está utilizando una herramienta como PoliteMail, puede programarla con anticipación, para no tener que despertarse a las 5 am solo para enviar un correo electrónico.

Pero esto plantea la pregunta: cuando envía mensajes temprano en el día, ¿no aumenta la probabilidad de que ese mensaje quede enterrado en las bandejas de entrada de los empleados en medio de la afluencia de correos electrónicos de la mañana? Ése es un buen punto y el motivo por el que su mensaje debe destacarse.

Haga que su mensaje se destaque

Para que su mensaje se destaque, envíelos desde direcciones de correo electrónico que hagan que los empleados presten atención. Usar el nombre del director general o de un ejecutivo como remitente, por ejemplo, añade peso al mensaje y aumenta las probabilidades de que sea leído.

Mantenga las líneas de asunto breves y concisas

Cuando se trata de comunicaciones internas, las líneas de asunto breves y sencillas son esenciales. Intente escribir entre cinco y siete palabras para captar la atención de los empleados y animarlos a abrir el correo electrónico.

Esta regla también se aplica al cuerpo del propio mensaje. Mantenga los mensajes entre 100 y 250 palabras.

Dirija sus distribuciones a audiencias más pequeñas

Dirigir sus distribuciones de correo electrónico a audiencias más pequeñas puede mejorar significativamente el impacto de sus mensajes.

Tenga en cuenta que no todos los departamentos tienen los mismos intereses o deberes. En lugar de bombardear a todos con un correo electrónico masivo para toda la empresa, envíe mensajes dirigidos específicamente a grupos específicos. Esto garantiza que cada departamento reciba información que se aplica directamente a ellos.

Vaya pesado con las imágenes

A continuación, ¡dale vida a tus correos electrónicos con imágenes llamativas! Si envía un boletín informativo, las imágenes pueden marcar una gran diferencia.

Si bien los mensajes simples de texto, como una breve nota del director ejecutivo, también pueden funcionar bien, descubrirá que los boletines cobran vida con imágenes cautivadoras.

Una advertencia: nada de fotos de archivo cursis, imágenes prediseñadas ni fotografías antiguas de empleados que ya no trabajan para la empresa.

Asegúrese de que los mensajes respondan a dispositivos móviles

Su objetivo siempre debe ser brindarles a los usuarios una experiencia fluida y fácil de usar, lo que significa que sus mensajes deben optimizarse para cada dispositivo.

Considere el nivel de lectura

Una vez trabajamos con un cliente que enviaba mensajes a nivel de lectura universitaria. ¡No es de extrañar que los empleados no estuvieran interesados! Utilice un lenguaje simple y directo con el que se pueda identificar y observe cómo aumentan el tiempo de lectura, la participación y los clics.

Limitar hipervínculos

Para aumentar su tasa de clics, mantenga al mínimo la cantidad de enlaces en sus correos electrónicos. Lo ideal es intentar limitarlo a un solo enlace.

Esto puede parecer un desafío, especialmente si tiene mucha información para compartir.

Una forma de lograrlo es enviando mensajes más cortos y frecuentes, cada uno de los cuales contenga una única historia o tema con su enlace correspondiente. Este enfoque no sólo simplifica su mensaje sino que también aumenta la probabilidad de que los destinatarios hagan clic en el enlace.

Establecer una rutina

Establecer una rutina para enviar correos electrónicos es una forma poderosa de atraer a su audiencia. Al mantener un horario establecido, crea anticipación entre sus destinatarios, quienes esperarán sus mensajes en días específicos.

Ofrezca coherencia a los empleados y sus mensajes tendrán mucho más impacto.

Micheal DesRochers es socio director de PoliteMail Software.

Temas: correo electrónico, participación de los empleados, comunicaciones internas

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